Do udziału w pilotażu zaangażowanych zostało 10 jednostek penitencjarnych, podlegających pod Okręgowy Inspektorat Służby Więziennej w Lublinie, w tym: Areszt Śledczy w Lublinie, Zakład Karny we Włodawie, Zakład Karny w Opolu Lubelskim, Zakład Karny w Chełmie, Zakład Karny w Białej Podlaskiej, Oddział Zewnętrzy w Zabłociu, Zakład Karny w Zamościu, Oddział Zewnętrzny w Zamościu, Areszt Śledczy w Krasnymstawie oraz Zakład Karny w Hrubieszowie. Z wymienionych jednostek zostały utworzone dwie grupy zaangażowane w pilotaż, wg właściwości miejscowej odpowiednio Sądu Okręgowego w Lublinie i Sądu Okręgowego w Zamościu.
W żadnej z wyżej wymienionych jednostek penitencjarnych nie było wcześniej odrębnych pokoi mediacyjnych. Jednostki biorące udział w pilotażu posiadają jednak warunki lokalowe na utworzenie pokoi mediacji i w ramach projektu pilotażowego takie pokoje zostały utworzone w celu udzielania zainteresowanym informacji o instytucji mediacji, w szczególności o zasadach mediacji, sposobie jej rozpoczęcia i przebiegu, korzyściach z mediacji oraz kosztach. W związku z powyższym w jednostkach penitencjarnych na terenie Okręgowego, powstało w 2020 roku 10 pokoi mediacji – w każdej jednostce biorącej udział w pilotażu po jednym pokoju mediacji. Od sierpnia 2020 r. w zakładach karnych i aresztach śledczych podległych OISW w Lublinie odbywają się bezpłatne dyżury mediatorów w ramach których, osadzeni mają możliwość skorzystać z pomocy mediatora i uzyskać informacje na temat mediacji. W zakresie realizowania dyżurów mediatorów na terenie jednostek penitencjarnych została nawiązana współpraca z Centrum Arbitrażu i Mediacji w Lublinie.
Zakłada się, że efektem uruchomienia dyżurów mediatora będzie wzrost zainteresowania wśród osadzonych udziałem w mediacji jako formy sprawiedliwości naprawczej.
Przygotowane pokoje mediacyjne będą mogły służyć nie tylko do prowadzenia dyżurów mediacyjnych i spotkań informacyjnych z osadzonymi. W ramach projektu – w celu wyposażenia pokoi mediacyjnych – zakupiono stół, krzesła, szafę na dokumenty oraz sprzęt komputerowy z drukarką i ruterem LTE, dzięki czemu będą mogły służyć także do przeprowadzenia mediacji. W szczególności mediacji prowadzonej w formie pośredniej – kiedy to strony nie spotykają się osobiście, a mediator przekazuje propozycje rozwiązania sporu po wcześniejszych indywidualnych spotkaniach z każdym z osobna. Możliwa będzie też forma mediacji elektronicznej na odległość (tzw. e-mediacji) z wykorzystaniem elektronicznych środków łączności i nowych technologii (np. wideorozmowy), umożliwiających kontakt skazanych z mediatorem i pokrzywdzonym.
Zasady organizacji oraz szczegółowe warunki mediacji pozasądowych prowadzonych przez mediatora na etapie postępowania wykonawczego pomiędzy stronami konfliktu, w których co najmniej jedną ze stron jest osoba skazana, odbywająca karę pozbawienia wolności, osadzona w jednostce penitencjarnej położonej na terenie Okręgowego Inspektoratu Służby Więziennej w Lublinie określa opracowany pilotażowo Regulamin organizacji i prowadzenia mediacji pozasądowych na etapie postępowania wykonawczego. Rolą opracowania i wdrożenia przedmiotowego Regulaminu było wypracowanie pierwszych standardów prowadzenia mediacji karnej w warunkach izolacji więziennej. Cechą charakterystyczną pilotażu jest bowiem przetestowanie go w rzeczywistych warunkach a następnie jego ocenę oraz ewaluację. Najprawdopodobniej więc Regulamin będzie jeszcze z czasem modyfikowany w zakresie rzutującym na jego przydatność w osiągnięciu postawionych celów.
Należy jednak podkreślić, że sposób prowadzenia mediacji na terenie jednostek penitencjarnych (mediacje prowadzone w sposób pośredni z osobistym udziałem stron i mediatora, mediacje pośrednie, mediacje prowadzone z wykorzystaniem elektronicznych środków łączności) oraz terminy prowadzenia tych mediacji, zasady wejścia na teren jednostki penitencjarnej w celu przeprowadzenia mediacji, oraz zasady poruszania się w tym celu po jednostce, wymagają wcześniejszych uzgodnień z dyrektorami tych jednostek.
Wg danych na 31-10-2021 r., w ciągu kilkunastu miesięcy realizowanego projektu pilotażowego, mediatorzy z Centrum Arbitrażu i Mediacji w Lublinie, przeprowadzili w zakładach karnych i aresztach śledczych na terenie OISW w Lublinie ponad 556 dyżurów-spotkań informacyjnych, na które przeznaczyli ponad 2 200 godzin. Z uczestnictwa w tych dyżurach, osadzeni skorzystali łącznie ponad 2 600 razy. Dzięki udziałowi osób pozbawionych wolności w spotkaniach informacyjnych z mediatorami, wzrastała ich świadomość na temat mediacji i sprawiedliwości naprawczej, co przedłożyło się na przeprowadzenie przez mediatorów 77 mediacji z udziałem skazanych, które zakończyły się zawarciem ugody.